De vereniging cTc Fietsen Utrecht (cTc), verzamelt en verwerkt diverse (persoons)gegevens bij het gebruik van haar dienstverlening. cTc doet er alles aan om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en daar zorgvuldig mee om te gaan.
Voordat je lid wordt van cTc raden wij je aan onderstaand privacybeleid aandachtig door te nemen. Het privacybeleid beschrijft op welke wijze de cTc omgaat met het verwerken van persoonsgegevens. Onze werkwijze is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wij kunnen ons privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen. Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 15 oktober 2023.
Wat zijn persoonsgegevens en wat is de grondslag van de verwerking van persoonsgegevens door de cTc?
Persoonsgegevens zijn gegevens die een natuurlijk persoon direct of indirect kunnen identificeren.
Volgens de wetgeving mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als daarvoor een wettelijke verplichting geldt, dat gebeurt op basis van een gesloten overeenkomst, daarvoor toestemming is gegeven en of dit noodzakelijk is in verband met de gerechtvaardigde belangen van de partij die de gegevens verwerkt. cTc Fietsen verwerkt jouw persoonsgegevens in eerste instantie in verband met het door jou afgesloten lidmaatschap. De andere grondslagen kunnen daaruit voortvloeien.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren. Om een lidmaatschap af te sluiten verwerken wij de volgende gegevens: naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en geboortedatum. Bij het lidmaatschap registreren wij ook jouw bankrekeningnummer voor het incasseren van het lidmaatschapsgeld (bankrekening wordt niet opgeslagen maar na betaling via clubcollect wel zichtbaar) en de vergoeding voor de eventueel door jou afgenomen aanvullende diensten.
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie of telefonisch contact worden uiteraard ook door ons verwerkt maar enkel voor de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen, zoals hieronder nader omschreven.
Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
cTc fietsen verwerkt jouw persoonsgegevens, voor de volgende doelen:
- De registratie van jouw lidmaatschap
- Je op jouw verzoek toe te voegen aan Whatsapp fietsafspraak groepen
- Je aanmelding voor onze maandelijkse nieuwsbrief (desgewenst kun je je via de uitschrijfknop onderaan de nieuwsbrief hiervoor afmelden)
- Je te bellen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
Als je je enkel hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief, dan bewaren we je e-mailadres totdat je je uitschrijft. Je persoonsgegevens worden automatisch gedeeld met de NTFU (Nederlandse Toer Fiets Unie) voor het afsluiten van de standaardverzekering en het versturen van het NTFU nieuwsblad.
→ Zie ook Privacybeleid NTFU.
Hoe lang bewaren wij de verkregen persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens zijn verkregen. Het uitgangspunt is daarbij dat persoonsgegevens niet langer dan 1 jaar na de einddatum van het lidmaatschap worden bewaard. In de financiële administratie worden jouw gegevens volgens de wettelijke termijn nog 7 jaar bewaard. Een uitzondering geldt als er sprake is van een geschil. cTc zal de persoonsgegevens in haar belang bewaren ten einde nakoming van haar rechten te kunnen vorderen of adequaat verweer te kunnen voeren tegen claims.
cTc onderhoudt een archief waarin beeldmateriaal en verslagen van vergaderingen zijn opgeslagen.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden verkopen. Indien wij persoonsgegevens aan derden verstrekken dan doen wij dit omdat dit nodig is voor de uitvoering van het door jou afgesloten lidmaatschap of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
cTc kan jouw (persoons-)gegevens uitwisselen aan diverse commissies binnen de vereniging. Daarbij zijn alleen vrijwilligers betrokken.
Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij gegevens delen met andere organisaties.
Voor de volgende processen, producten en diensten schakelt cTc verwerkers en eventueel sub-verwerkers in:
- Ledenadministratie en financiële administratie van cTc (ClubBase)
- Communicatie (waaronder e-mail nieuwsbrieven) (Mailchimp)
- Organiseren van trainingen en workshops bij derde partijen
Fotografie tijdens cTc-activiteiten
Bij activiteiten van cTc Fietsen kunnen foto’s en/of video’s gemaakt worden. Bij deelname van een activiteit ga je akkoord met het publiceren van dergelijk beeldmateriaal.
Cookies
cTc gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Het gevolg kan dan echter zijn dat bepaalde onderdelen minder of niet meer toegankelijk voor je zijn.
Een vraag of klacht?
Heb je een vraag of een klacht? Neem dan contact op met ons via het contactformulier.
Bij het indienen van een vraag of klacht wordt de betreffende correspondentie opgenomen in de cTc administratie. Doel daarvan is het afhandelen van de klacht en het verbeteren van toekomstige dienstverlening.
Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?
cTc neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via het contactformulier.
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
Contactgegevens cTc Fietsen Utrecht
Heb je overige vragen? Dan kan je ons bereiken via een van de onderstaande kanalen.